Cómo contratar a tu primer chofer

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Esta página es información general, no es asesoría legal, fiscal ni de seguros. Cubre las reglas federales principales para un transportista interestatal que contrata a un chofer de vehículo comercial (CMV). Las reglas estatales, la operación dentro de un solo estado y los casos especiales (materiales peligrosos, pasajeros, choferes menores de 21) pueden agregar requisitos. Revisa el reglamento o pregunta a un profesional de cumplimiento antes de contratar.

Según 49 CFR 391.11, un transportista no puede dejar que nadie maneje un CMV si esa persona no está calificada. En resumen, el chofer debe:

• Tener por lo menos 21 años (para manejar entre estados).
• Leer y hablar inglés lo bastante bien para hablar con el público, entender las señales de tránsito, contestar a las autoridades y llenar reportes.
• Poder manejar con seguridad el tipo de CMV que le vas a asignar, por experiencia o entrenamiento.
• Estar físicamente calificado, con un certificado médico vigente.
• Tener una sola licencia válida para CMV, de un solo estado.
• No estar descalificado según 391.15.
• Haber pasado tu prueba de manejo, o darte una licencia o certificado que aceptes como equivalente.

Paso 1: La solicitud de empleo

El chofer llena y firma tu formulario de solicitud antes de manejar (49 CFR 391.21). El formulario debe pedir por lo menos:

• El nombre y la dirección de tu empresa, y el nombre, dirección, fecha de nacimiento y número de Seguro Social del chofer.
• Todas las direcciones donde vivió en los últimos 3 años.
• Cada licencia o permiso de CMV vigente: estado, número y fecha de vencimiento.
• Su experiencia de manejo y los tipos de equipo que ha manejado.
• Todos los choques de los últimos 3 años, con fecha, tipo y cualquier lesión o muerte.
• Todas las infracciones de tránsito con condena de los últimos 3 años (menos estacionamiento).
• Cualquier negación, suspensión o revocación de licencia, o una declaración de que no ha habido ninguna.
• Sus empleadores de los últimos 3 años, con fechas, motivo de salida, y si el trabajo estaba sujeto a las FMCSR y a pruebas de drogas y alcohol del DOT.
• Para choferes con CDL, sus trabajos manejando CMV en los 7 años anteriores a esos 3 años.
• La certificación firmada del chofer de que todo lo que puso es verdad y está completo.

Antes de que llene la solicitud, debes avisarle que vas a contactar a sus empleadores anteriores sobre su historial de seguridad, y darle por escrito sus derechos para revisar y corregir esa información.

Paso 2: MVR y referencias de empleadores anteriores

49 CFR 391.23 exige dos investigaciones por cada chofer nuevo:

• Guarda un registro escrito de cada empleador que contactaste: nombre, dirección, fecha y lo que te dijeron, o tus intentos si no contestaron.
• Los empleadores anteriores deben contestar dentro de 30 días, aunque no haya nada que reportar.
• Desde el 6 de enero de 2023, la parte de drogas y alcohol de esta revisión con empleadores anteriores regulados por la FMCSA se hace por el Clearinghouse de drogas y alcohol (391.23(e)(4)).
• Si el chofer no tuvo trabajo regulado por el DOT en los últimos 3 años, documenta que no fue posible investigar.
• Solo las personas que participan en la decisión de contratar pueden ver el archivo de investigación. Tu aseguradora también, menos la información de drogas y alcohol.

Paso 3: Prueba de drogas, Clearinghouse y consorcio

Estas reglas (49 CFR Parte 382) aplican a choferes que necesitan CDL. Haz todo esto antes de que el chofer haga cualquier trabajo de seguridad, que incluye manejar y otras tareas en servicio.

• Prueba de drogas previa al empleo (382.301). Necesitas un resultado negativo verificado del oficial médico revisor (MRO) o de tu C/TPA antes de que empiece. Hay una excepción limitada para un chofer que estuvo en un programa de pruebas que cumple las reglas en los últimos 30 días y fue probado hace poco o estuvo en un grupo aleatorio los últimos 12 meses, sin violaciones conocidas, y debes conseguir y guardar los registros que lo prueban. La prueba de alcohol previa es opcional, pero si la haces, debes hacérsela a todos los choferes nuevos.
• Consulta previa en el Clearinghouse (382.701(a)). Haz una consulta completa (full query) del registro del chofer antes de contratarlo. Requiere el consentimiento específico del chofer, dado electrónicamente en el Clearinghouse. El chofer no está obligado a registrarse en el Clearinghouse en general, pero sí debe registrarse para dar su consentimiento a una consulta completa, incluida toda consulta previa al empleo.
• Consulta anual (382.701(b)). Consulta a cada chofer por lo menos una vez al año. Basta con una consulta limitada (limited query) si el chofer firmó el consentimiento. Si la consulta limitada muestra que hay información, debes hacer una consulta completa dentro de 24 horas o sacar al chofer del trabajo de seguridad.
• Choferes con prohibición. Si una consulta muestra una violación (como un positivo verificado, un resultado de alcohol de 0.04 o más, o una negativa a hacerse la prueba) y el chofer no ha terminado el proceso de regreso al trabajo, no puede hacer trabajo de seguridad para ti.
• Guarda registros. Guarda el registro de cada consulta y sus resultados por 3 años.

Consorcio (C/TPA). Un consorcio o administrador externo (C/TPA) es un proveedor que maneja servicios de pruebas para empleadores, como un grupo combinado de pruebas aleatorias. Un dueño-operador que es el único chofer debe estar en un grupo aleatorio de por lo menos dos personas (382.103), y en la práctica eso significa unirse a un consorcio. La FMCSA fija los porcentajes mínimos de pruebas aleatorias. Ve la lista de pruebas de drogas y alcohol.

Paso 4: Arma el expediente DQ

49 CFR 391.51 dice qué debe tener el expediente de calificación del chofer:

• Cuánto tiempo: guarda el expediente DQ mientras el chofer trabaje para ti y 3 años después.
• Prueba de manejo: cubre la inspección previa al viaje, enganchar y desenganchar si usas combinaciones, controles y equipo de emergencia, manejo en tráfico, vueltas, frenado y reversa, en el tipo de camión que le vas a asignar. Si tú eres el dueño y chofer, alguien más tiene que hacerte la prueba a ti. Puedes aceptar en su lugar una CDL válida para ese tipo de vehículo (sin endosos de dobles/triples o tanque), y aun así puedes pedir la prueba de manejo.
• Médico: los choferes deben tener certificación médica por lo menos cada 24 meses, o antes en los casos que enumera 391.45.
• El expediente DQ se puede juntar con el expediente de personal del chofer. Las respuestas del historial de seguridad se guardan aparte.

Usa la lista del expediente DQ para armarlo.

Cada año: MVR y revisión

Según 49 CFR 391.25, por lo menos una vez cada 12 meses debes:

• Pedir un MVR que cubra por lo menos los últimos 12 meses a cada estado donde el chofer tuvo licencia o permiso de CMV en ese tiempo.
• Revisarlo para decidir si el chofer todavía cumple los requisitos mínimos de manejo seguro o está descalificado. Toma en cuenta cualquier violación de las FMCSR o de materiales peligrosos, su historial de choques e infracciones de tránsito, y dale mucho peso a exceso de velocidad, manejo imprudente y manejar bajo la influencia.
• Guardar el MVR y una nota con el nombre de quien revisó y la fecha en el expediente DQ.

También haz la consulta anual en el Clearinghouse. Poner las dos en la misma fecha del calendario para cada chofer hace difícil que se te pasen.

¿Empleado o contratista independiente?

Esta es una pregunta de impuestos y de leyes laborales, aparte de las reglas del DOT de arriba. El IRS dice que hay que ver toda la relación según sus reglas de derecho común. La evidencia de control e independencia cae en tres grupos:

• De comportamiento: ¿controlas, o tienes derecho a controlar, qué hace el chofer y cómo hace el trabajo? Las instrucciones detalladas y el entrenamiento apuntan a que es empleado.
• Financiero: ¿controlas el lado de negocio del trabajo, como cómo se le paga, si se le reembolsan gastos y quién pone el camión y los materiales?
• Tipo de relación: ¿hay un contrato escrito, hay beneficios de empleado, va a continuar la relación y el trabajo es una parte clave de tu negocio normal?

Ningún factor decide solo, y no hay un número mágico. En general, a un empleado le retienes impuesto sobre la renta y pagas Seguro Social, Medicare y desempleo sobre su salario, pero no sobre pagos a contratistas independientes. Si quieres que el IRS decida para un trabajador en particular, puedes presentar el Formulario SS-8. Pide ayuda a un profesional de impuestos antes de decidir cómo pagarle al chofer, y ve la guía de impuestos básicos para el lado del dueño-operador.

La compensación laboral (workers' compensation) para trabajadores del sector privado la manejan los programas estatales. Los programas federales del Departamento del Trabajo cubren a empleados federales y a algunos grupos especiales. Consulta con la agencia de compensación laboral de tu estado qué aplica en tu caso.

Seguro y salir a la carretera

• Llama a tu agente de seguros antes del primer viaje del chofer. Pregunta si el chofer tiene que ser aprobado o agregado a tu póliza, qué historial de manejo y experiencia acepta la aseguradora, y si agregarlo cambia tu prima. Pide la respuesta por escrito.
• Crea la cuenta del chofer en el ELD con su propio usuario. Ve la lista de ELD.
• Revisa el calendario: vencimiento del certificado médico, MVR y revisión anual, consulta anual en el Clearinghouse.
• Ten los archivos listos para una auditoría de seguridad o una investigación. Ve la lista de la auditoría de seguridad para nuevos transportistas.

Fleetorica es un servicio de despacho. Cuando tu chofer esté calificado, buscamos y reservamos cargas para el camión. Si quieres ayuda para encontrar choferes, ve nuestro apoyo para contratar choferes.

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